Définitions
- Demande d’heures de compensation via un planning : Ce sont des heures de compensation générées par une mission qui seront demandées via une demande de planning (Ordre de Marche).
- Demande d’heures de service commandées : Ce sont des heures prestées sur votre lieu habituel de travail (LHT), donc sans demande de planning.
- ESS : Ce terme signifie « Employee Self Service » en anglais : Libre-service employé.
- DAES : Ce terme signifie « Department Admin and Employee Support » en anglais : Administrateur du département et soutien aux employés.
- Heure de départ : début de journée « habituelle » de travail, par exemple : 07:00 – 15:06.
- Heure de retour : fin de journée « habituelle » de travail, par exemple : 07:00 – 15:06.
- Heure de début : l’heure de début de mission.
- Heure de fin : l’heure de fin de mission.
Préambule
Les heures de compensation commandées sont encodées pour un mois complet. Il vous faut donc tenir un décompte personnel et mensuel de ces heures, voir lien par détachement ci-dessous.
Vous devez tenir compte des horaires flottants dans votre calcul. Pour ce faire, vous devez utiliser le fichier prévu ci-dessous.
Etape 1 : Créer une demande d’heure de compensation commandée en HRM
Sur la page principale de HRM, cliquez sur « Demandes planning ».
Dans votre demande de planning, choisissez pour la catégorie l’option « Prestation ad hoc » :
Ensuite pour la sous-catégorie, cliquez sur la loupe et sélectionnez l’option « Heures de compensation commandées »
Cliquez sur continuer :
Et ce qui donne :
Passons maintenant à l’encodage des données.
A ce stade votre fichier Excel doit être prêt pour pouvoir l’ajouter à votre demande, ne pas oublier la signature de votre Chef de service pour que le document soit valide.
Onglet mission
- Nous sommes dans l’onglet « Mission », remplissez suivant les données ci-dessous.
- Choisissez le lieu d’exécution des heures de compensations commandées, normalement votre Lieu Habituel de travail : Arlon – Camp Général Bastin, vous pouvez simplement taper le code du lieu de travail qui est le suivant : 81001D.
- Dans Objectif : mentionner à quel mois correspond vos heures de compensation commandées.
- Dans Référence : mentionner à quel mois correspond vos heures de compensation commandées.
- Cliquez sur suivant : ne soumettez pas le planning à ce stade.
Onglet planning
- Spécifiez la date du début du mois concerné par vos heures de compensation.
- Spécifiez l’heure de début qui sera 00:00.
- Spécifiez la date de fin du mois concerné par vos heures de compensation.
- Spécifiez l’heure fin qui sera 23:59.
- Cliquez sur « Suivant »
Onglet AdHoc heures supp.
- Date de début : Date à laquelle vous avez effectué les heures de compensation commandées.
- Heure de début : heure de début de vos heures commandées, voir les exemples ci-dessous.
- Heure de fin : heure de fin de vos heures commandées, voir les exemples ci-dessous.
- Icone (+) permettant d’ajouter des lignes et donc de spécifier plusieurs jours à votre demande.
- Cliquez sur « Suivant » une fois votre tableau des heures remplies.
Les exemples :
- Heures de compensation commandées après les heures de service normales : de 15:06 à 16:06 le 06/11/2024.
La date de début sera le 06/11/2024, heure de début sera 15:06 et l’heure de fin sera 16:06. - Heures de compensation commandées avant les heures de service normales : de 06:00 à 07:06 le 06/11/2024.
La date de début sera le 06/11/2024, heure de début sera 06:00 et l’heure de fin sera 07:06. - Heures de compensation commandées avant ET après les heures de service normales de 06:00 à 07:06 et de 15:06 à 16:06.
La date de début sera le 06/11/202, heure de début sera à 06:00 et l’heure de fin sera à 16:06.
Onglet Convoyeur
Ignorer cette étape pour les heures de compensation commandées.
Onglet Attachements
- Cliquez sur le bouton « Ajouter », et ajoutez votre fichier signé par le Commandant de Détachement et le Chef de service.
- Plusieurs fichiers ? Cliquez sur l’icone (+) pour en ajouter plusieurs.
- Cliquez sur « Soumettre » pour soumettre votre demande.
Etape 2 : Validation du planning par les DAES puis par le Commandant de Détachement
Après avoir soumis de votre demande, celle-ci arrive chez le DAES qui vérifie :
- Qu’elle est complète et donc qu’il ne manque pas le fichier signé.
- Qu’elle ne comporte pas d’erreur.
Si celle-ci comporte des erreurs ou si le fichier est manquant / non-signé, elle sera refusée et vous devrez la refaire.
Si celle-ci est conforme, elle sera soumise pour approbation du commandant de détachement.
Etape 3 : Confirmation des heures de compensation par l’ESS
Dès que le Commandant de Détachement aura approuvé votre planning, un email automatique vous sera envoyé :
Il vous suffit maintenant de cliquer sur le lien pour aller confirmer vos heures, une fois le lien ouvert cliquez sur « Frais exceptionnels » :
Vous devrez reprendre les heures déjà précédemment encodées et les répliquer.
Réinsertion de votre fichier Excel du point 2 (Préambule)
Egalement dans cette étape, remettre le fichier Excel afin que le Commandant de Détachement puisse valider votre planning :
Explications :
Vous ne devez modifier que les lignes qui sont concernées par vos heures de compensations commandées, il ne faut rien modifier aux autres lignes.
- Heure de départ : il s’agit de l’heure de début habituelle de votre journée de travail, ces données s’affichent d’ailleurs automatiquement, il convient de les modifier pour calquer avec votre propre horaire de travail habituel. Exemple : 07:00 – 15:06.
- Heure retour : il s’agit de l’heure de fin habituelle de votre journée de travail, ces données s’affichent d’ailleurs automatiquement, il convient de les modifier pour calquer avec votre propre horaire de travail habituel. Exemple : 08:00 – 16:06.
- Heure de début : il s’agit de l’heure à laquelle vous avez effectivement commencé votre journée, si vous avez effectué des heures de compensation commandées au début de la journée par exemple.
- Heure de fin : il s’agit de l’heure à laquelle vous avez effectivement terminé votre journée, si vous avez effectué des heures de compensation commandées à la fin de votre journée par exemple.
- Heures de compensation : Celles-ci s’affichent automatiquement MAIS vous devez déduire à ce chiffre 8,1 qui correspond à votre journée habituelle de travaille soit 7:36′ + 30′ de temps de midi obligatoire.
- Cliquez ensuite sur « Enregistrer et Soumettre ».
Exemple
Ma journée habituelle de travail commence à 07:00 et se termine à 15:06.
J’effectue des heures de compensation commandées après les heures de services : 1 heure.
Votre encodage sera :
- Heure de départ : 07:00
- Heure retour : 15:06
- Heure de début : 07:00
- Heure de fin : 16:06
Le résultat généré automatiquement sera de 9,1 auquel il faut retirer votre journée habituelle de travail, soit 8,1. Ce qui donne : 9,1 – 8,1 = 1. Ce qui est correcte, vous avez effectué 1 heure de compensation commandée.
Note importante
Les heures de compensation qui sont prestées de 00:00 à 06:00 et de 22:00 à 00:00 comptent double, vous ne DEVEZ PAS le faire manuellement, le système les comptabilise automatiquement.
Exemple de la note importante
Je démarre ma mission de chez moi / Lieu habituel de travail et je pars à 04:00 du matin pour terminer ma mission à 13:00 (retour à mon domicile / Lieu habituel de travail).
A quoi ai-je droit ?
de 04:00 à 06:00 : 2 heures comptant double, soit 4 heures.
de 06:00 à 07:00 : 1 heure
Total : 5 heures.
Vous devez tenir compte également du fait que votre retour de mission à votre domicile est à 13:00. Si vous ne retournez pas à votre unité, vous DEVREZ faire une demande de prise d’heure de compensation pour la période couvrant de 13:00 à l’heure de fin de votre service.
Etape 4 : Validation par le Commandant de Détachement et enregistrement par les DAES
Vous avez Enregistré et soumis vos heures de compensation commandées ? Si tout se passe bien le Commandant de Détachement les validera et le DAES enregistrera le résultat : vos heures sont alors disponibles.
Remarques
Vous ne pouvez pas demander des heures de compensation commandées qui auraient déjà été demandées via un planning. Vous devez impérativement faire attention car cela sera considéré comme de la fraude et sévèrement puni.
Tout document initié et envoyé en HRM est une déclaration sur l’honneur qi vous engage au niveau responsabilité.